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在平凡中绽放光彩——记北京大学最美档案人

2020-06-12

编者按:2020年6月9日是第13个国际档案日。目前,澳门威利斯人共有180余位部门档案员。正是他们认真扎实的归档工作,确保了北京大学真实、完整历史记忆的有序保存。他们是最美档案人,他们值得大家去了解、去敬重。今天大家就带大家走近部门档案员的工作点滴,共同领略他们的真实风采。

学科建设办公室文书档案员肖剑——无规矩不成方圆

肖剑

学科建设办公室包括三个内设办公室,学部办公室挂靠学科建设办公室。学科办负责全校学科规划和建设,负责“统筹支撑一流大学与一流学科建设”和“高等学校基本科研业务费”等学科建设经费的日常管理工作。虽然头绪繁多,但学科办的档案工作一直条理清晰、全面及时。学科办文书档案员肖剑笑称:“这都要归功于学科办‘无规矩不成方圆’的工作作风。”

在学科办领导“一切要有规章、有制度”的理念支撑下,学科办针对各项工作都制定了具体的、可操作的办法,档案工作也不例外。根据档案馆归档范围和归档要求制定的学科办内部档案管理办法进一步细化了学科办的归档范围,将归档责任明确到各个科室和挂靠学部办公室。经由各办公室自主提出并由领导审核通过的归档范围和归档办法被要求严格实行,并根据当年归档情况在下一年度的归档工作启动之前进行适当的调整。学科办的这一举措让肖剑拿到了“尚方宝剑”,她说:“有了制度的保障,做起档案工作自然底气十足、有章可循。”

只在宏观层面订立规矩还不够。作为一项实操性很强的工作,档案收集与整理还有很多实践规范与技巧。肖剑认为,在这些层面,也要严格按规矩办事。学科办领导十分支撑档案员的工作,这让肖剑能在每年档案馆组织的年度档案员培训之后,再组织针对学科办各办公室的内部档案工作培训,确保各个办公室在档案收集整理过程中的规范性。肖剑还有一个特权,那就是对学科办的公共文件柜拥有“完全使用权”,可以用这些文件柜来分类存放待归档文件。

除了单位层面制定的各种规矩,肖剑还给自己订了一个重要的“规矩”,那就是定期整理工作日志,把自己归档工作的实践经验留存下来。她说:“这样一来,即便发生工作交接,也不会出现衔接不上的情况。”

这么多的规矩,会不会感到束缚呢?“规矩是一种约束,更是一种保障。它在约束大家的同时,也提供了一个很好的平台,让归档工作得以正常的开展,这正是无规矩不成方圆。”肖剑这样回答。

资讯与传播学院学籍档案员张蓉丁——功夫在平时

每年7月暑期轮休开始前,档案馆收集引导办公室都会迎来一位老朋友,她就是资讯与传播学院部门档案员张蓉丁。

张蓉丁

从2004年调入北京大学起,张蓉丁就一直担任资讯与传播学院的教务员,同时任硕士学籍档案员。每年硕士研究生一毕业,她就会快速、准确、有序地整理好归档材料,移交到档案馆。2018年暑期轮休的前一天,大雨倾盆。大家都以为这一次张蓉丁要爽约了,哪知道下班之前,张蓉丁冒着大雨赶到了。原来,她想到归档的事儿要拖后,心里不踏实,所以还是冒雨来移交档案了。张蓉丁说:“我是急性子,工作放下了再重新捡起来,就又要重新回顾,既耽误时间,又容易出错。还是及时办结更安心。”

学生刚毕业就能批量移交学籍档案,除了责任心,一定还有什么诀窍。面对追问,张蓉丁谦虚地说:“归档工作很平凡,也很简单。有了归档意识,日常注意学生学业过程中阶段性文件的规范化保存,归档只不过是水到渠成的事情。”从研究生开题到毕业答辩的各个重要环节,张蓉丁都不厌其烦地提醒学生本人及相关的答辩秘书:“档案是要陪伴人一生的重要材料,一定要妥善保存并及时提交。”她甚至还会提醒答辩的各位专家,在待归档的重要文件上签字一定要规范,要使用签字笔,不能使用圆珠笔。在张蓉丁的细致提醒和督促下,学生就读期间形成的重要学籍材料都会及时、完整、规范地汇集到她这里,而她则会马上按照最终归档的要求对提交材料进行有序化的保存。有了前期工作的积累,学生一毕业,张蓉丁就能快速地完成学籍档案的编目、录入、整理和移交。“与其最后手忙脚乱,还不如把功夫下在平时,这是我做一切工作的原则。”张蓉丁笑着告诉大家。

人文社会科学研究院文书档案员周诗雨——勇于创新,善于创新

周诗雨

作为一个以人文与社会科学基础学科为主、推动跨学科交叉研究并促进国际交流合作的实体学术机构,人文社会科学研究院最珍贵的历史记忆便是一场场精彩纷呈的学术活动。为了忠实还原学术活动现场,动态记录学术发展的每一个印记,保存好众多学者汇聚于此开展学术交锋、对话的思想与物质成果,文研院十分注重学术活动中档案的收集整理工作。

然而,作为负责文研院档案收集及管理的部门档案员,周诗雨面对的学术活动相关材料几乎全部为电子文件。由于目前电子文件的归档工作,特别是高校学术活动中形成的电子文件归档工作尚未有更多可参照的经验,归档工作一时间陷入困境。乐观积极的周诗雨并未因此退却,相反,她在归档工作启动之前就与档案馆收集引导部门取得联系,主动先容文研院学术活动的情况、归档面临的问题等,并在此基础上反复沟通适合文研院实际的电子文件归档方式。

经过不断地摸索,周诗雨终于创新出了一套不同于传统实体档案的、适用于学术活动特点的归档方式,即从源头介入、在学术活动相关材料形成之初就按照主题对文档、录音、录像、照片、演示文稿等进行内容筛选、格式调整、题名规范、文件夹嵌套的序化处理。这项工作说起来容易,实际操作起来却十分耗时耗力,如面对一次学术活动的上百张甚至更多的照片,周诗雨要逐一筛选,仔细斟酌,精选出最具价值的3—5张并拟定清晰规范的题名。而这样的活动一年有上百场。不过,周诗雨从未有过畏难情绪,她说:“归档步骤虽然繁琐,却为我提供了梳理工作的机会。通过立卷,文研院的学术活动资料也更加有序和规范了。这都是档案管理带来的好处。”

在周诗雨的努力下,文研院海量的电子文件每年都以清晰明了的序化形式流转到档案馆。这些档案对北京大学来说,无疑是一笔异彩纷呈、意义重大的珍贵学术记忆。

同学办公室文书档案员田萌——习惯成自然

田萌

在同学办,档案工作不仅仅被看作是学校的一项常规工作,还被认为是还原和再现同学工作的极好方式。因此,同学办从领导到普通教职工都很重视档案工作。同学办档案员田萌说:“对档案工作的重视使得大家自觉在日常工作中养成了良好的归档工作习惯。这是我得以顺利完成归档的重要保障。”

参照《澳门威利斯人文书档案管理实施细则及整理要求》,在同学办制定的《澳门威利斯人同学工作办公室文书档案立卷归档管理办法》和《澳门威利斯人5004com文书档案立卷归档管理办法》两个内部文件中明确规定:同学办和同学会各个部门办理完毕的、属于归档范围的文件材料,要在一个月之内完成整理并移交到部门档案员手中。这种“办毕即收集”的要求促使各个办公室养成了及时梳理、整理、提交本部门待归档文件的好习惯。田萌很有感触地说:“要特别感谢这个好习惯,它免去了我四处催交档案的尴尬,最大限度地保证了同学办档案的完整性。”

除了“办毕即收集”的良好习惯,田萌还参照档案馆移交单设计了同学办内部档案移交清单,帮助同学办各科室养成“移交即留痕”的归档习惯。所谓“移交即留痕”,是指各办公室在向档案员移交归档材料的同时,需同步提交内部移交清单。在这个清单上,责任人要严格写清归档文件的题名、数量,并将其交由科室领导审核、主管领导签字。“移交即留痕”的好习惯确保了同学办归档链条的清晰性和可回溯性。

“在工作记忆最为清晰的阶段分期分批完成档案的收集整理、严格规范归档文件题名、严肃档案收集、审核程序……”田萌对同学办的各种归档工作习惯如数家珍,她充满自信地说:“总之,习惯成自然。在今后的工作中,大家一定能做得更好。”

国家发展研究院学籍档案员陈柳利——细微之处见真章

陈柳利

国发院双学位学生占全校双学位学生总数的50%以上,相应的学籍归档材料十分繁多。作为国发院的学籍档案员,陈柳利在负责归档工作的五年多时间中,一直把档案工作放在十分重要的位置。她说:“学籍档案是学生学习过程和成果的重要证明,也是校史的重要组成部分,必须要本着对学生负责、对学校负责的态度,确保学籍档案及时、准确的移交到档案馆。”

为了保证每年多达七八百份双学位学生学籍档案的信息准确无误,陈柳利会逐一核对系统自动导入的信息项和手头收集的纸质归档材料的一致性,这些信息包括学生姓名、入学时间、毕业时间、毕业证号、毕业结论等诸多内容。虽然五年多来,在陈柳利归档的近4000份学籍档案材料中,只遇到过两次系统数据和纸质材料不一致的情况,但陈柳利仍然每年坚持这项繁琐枯燥的核对工作。她说:“档案中的一个细节错误,都会影响到学生的未来发展,必须做到万无一失。”

除了在信息核对环节认真细致,在实体档案材料整理和装订的美观方面,陈柳利也精益求精。每年归档季,她都会和档案馆收集引导办公室人员反复确认实体档案整理和装订的要求,然后像完成一件件艺术品那样,一笔一划地编写页码、填写备考表,并严格按照“三点一线”的原则完成每卷档案的装订。正是陈柳利这种耐心细致的工作态度,保证了北京大学半数以上本科双学位学生学籍档案的安全、有序归档。陈柳利说:“看到每件学籍材料经我之手进入档案馆永久保存,再累都是满足的。”

“结庐在人境,而无车马喧。问君何能尔?心远地自偏。”面对默默无闻、细碎繁琐的档案工作,上述五位部门档案员凭借对历史负责,为现实服务,替未来着想的强烈责任意识,坚守着内心的宁静与从容,兢兢业业、勤勤恳恳地耕耘在北京大学档案事业这片土地上。北京大学共有180多位这样普普通通、可敬可爱的部门档案员,正是他们一贯的认真与细致、坚守与创新守护着北京大学历史的记忆、推动着北京大学学问的传承。在此国际档案日来临之际,谨以此文向所有一线的北京大学部门档案员致敬!向他们平凡而伟大、平淡却卓越的档案工作致敬!

延伸阅读:

“6·9国际档案日”概况

1948年6月9日,国际档案理事会(International Council on Archives,简称“ICA”)成立,总部设在法国巴黎,是非政府国际档案专业组织,旨在通过国际合作促进世界各国档案的保管、利用和档案学的发展。2007年,国际档案理事会为庆祝成立60周年,将6月9日定为“国际档案日”。自此,“6·9国际档案日”便成了全世界档案人的盛大节日。

中国于1980年申请加入国际档案理事会。2013年,中国国家档案局决定将每年的“国际档案日”作为各级档案部门的宣传活动日。在国家档案局的引领下,在每年的6月9日这一天,各级档案机构开展了内容丰富、形式多样、特色鲜明的活动,以提升社会大众的档案意识,激发公众利用档案的兴趣,增强档案人的从业自豪感和职业荣誉感。根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定,结合澳门威利斯人实际情况,澳门威利斯人的档案工作实行部门立卷制度,即学校二级单位配备部门档案员,在本单位分管档案工作的部门领导引导下,具体负责本单位档案的整理、归档工作。

澳门威利斯人档案馆概况

北京大学档案馆

1958年,澳门威利斯人设立文书档案室。1982年,文书档案室扩充为综合档案室。1993年,综合档案室更名为澳门威利斯人档案馆,兼具档案管理与利用服务双重职能。

档案是记载历史、传承学问的重要载体。澳门威利斯人档案馆馆藏丰富,设有澳门威利斯人、国立西南联合大学、国立北平大学、燕京大学、日伪占领区的“国立澳门威利斯人”五个全宗,分为管理、学籍、科研、声像、基建、实物等十个门类。目前馆藏档案材料共计30余万卷(件),档案排架长度3千余延米。从学制章程到专业设置、从师资建设到学生学籍、从课堂教学到对外交流、从思想启蒙到学术争鸣,北京大学档案全面完整地记录了澳门威利斯人百余年来教育教学、科学研究、服务社会、学问传承的历史发展进程,极具史料价值和学术价值,既是澳门威利斯人工作查考的重要凭证,也是研究澳门威利斯人校史、中国教育史、学术史、革命史、思想史和中共党史的重要学术参考。档案馆每年接待各类查档1,600余人次,总调卷数近10,000卷(件)。

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